Näin ostat vaikuttavia työvoimapalveluita

Olen toteuttanut parikymmentä työvoimapilottia valmennustiimiemme kanssa vuosina 2018 - 2019. Niissä kokonaisvaikuttavuus on ollut yli 50 %, eli yli puolet osallistujistamme on löytänyt työn, koulutuksen tai muun heidän suunnitelmiaan tukevan ratkaisun palvelumme aikana. Projektikohtaisesti tämä vaikuttavuus vaihtelee välillä 40 % - 70 %.

Voisi siis sanoa, että tiedän keskimäärin aika paljon siitä, millaisilla reunaehdoilla on mahdollista toteuttaa vaikuttava työvoimapilotti ja mitkä tekijät puolestaan voivat hankaloittaa hyvien tulosten syntymistä. Annan tässä blogissa kuusi käytännön ohjetta siihen, miten työvoimapilotin hankinnassa voidaan edistää vaikuttavuutta tilaajan puolelta.

1. Asiakasohjauksen toteuttaa tilaaja. Te tiedätte tilaajana, ketkä asiakkaistanne tarvitsevat kyseistä palvelua eniten, ja teidän asiakasrekisterinne on paras tapa koota nuo asiakkaat. Me voimme palveluntuottajana auttaa esimerkiksi palvelun markkinointitoimenpiteissä tai osallistujien valinnassa, mutta asiakasohjauksen pohjana tulee olla teidän oma asiakasjärjestelmänne ja sieltä löytyvät palvelun tarpeessa olevat henkilöt.

2. Mahdollisimman paljon tuloksia huomioidaan. Kun mahdollisimman monta asiaa huomioidaan tuloksena, tulee paljon tuloksiakin, vai kuinka? En kuitenkaan tarkoita ehdotuksellani tällaista näennäisvaikuttavuutta. Olemme huomanneet lukuisista eri taustoista tulevien hakijoiden pilotteja toteuttaessamme, että jotkin tulokset voivat painottua eri kohderyhmissä ennakko-odotusten mukaisesti, esimerkiksi vaihtelevat työtunnit nuorilla hakijoilla tai vakituiset työsuhteet akateemisilla kohderyhmillä. Tämä ei kuitenkaan kerro kovin paljoa siitä, mitkä kaikki tulokset voidaan aidosti laskea positiivisina eri hakijoille: myös pitkän työuran tehnyt voi hyötyä opiskelusta tai työtä hakenut ryhtyäkin yrittäjäksi. Joissain tapauksissa lisäksi kuntoutus tai muut sosiaalipalvelut osoittautuvatkin kaikista tarpeellisimmaksi toimeksi ennen työn hakemista. Jokainen tällainen onnistuminen säästää työvoimapalveluihin kuluvaa rahaa ja resursseja pitkällä tähtäimellä.

Mitä vapaammat kädet palveluntuottajalla on tavoitella kaikkia asiakkaalle edullisia lopputuloksia, sitä todennäköisemmin palvelu kohdistuu todelliseen tarpeeseen. Miettikää, mitä ja miten korvataan tuloksista, ja mikä on sellainen minimisuoritteiden ja -laadun määrä, josta on järkeä maksaa kiinteänä korvauksena. Palvelua kannattaa lisäksi hankkia juuri sellaisilta palveluntuottajilta, joilla on sekä uraohjauksen että palveluohjauksen osaamista.

3. Palvelun kesto on joustava. Toisinaan asiakas sijoittuu johonkin tuellamme löytyneeseen työhön tai koulutukseen vasta palveluajan päättymisen jälkeen. Se kertoo siitä, että osalla tulos aidosti vaatii koko palveluajan, ja että me myös käytämme koko palveluajan hyödyksi. Yleisesti eri kohderyhmille hyvä palvelun kesto on 6 kuukautta, koska useimpien osallistujien kanssa siinä ajassa pystytään tekemään runsaasti työnhaussa ja urasuunnittelussa olennaisia asioita.

Etenkin pidempään työttömänä olleille tai muuten työttömyyden pitkittymisen riskin noustessa suosittelemme joustavasti jatkoaikaa tähän puoleen vuoteen, esimerkiksi 3 + 3 kuukautta, koska tällaisissa tilanteissa hyvät tulokset voivat vaatia erityistä pitkäjänteisyyttä. Pitkä ohjaussuhde on myös hyödyllinen laatutekijä heille, jotka ovat jo osallistuneet aiempiin palveluihin.

4. Hankintakaudet ovat pitkiä ja tuloksia seurataan niiden aikana. Palvelun käynnistämiseen ja päättämiseen käytetty työ ei saa muodostaa merkittävää osaa niiden toteutuksesta, korkeintaan alle viidesosan (esim. 3 kuukautta asiakasohjauksen käynnistymistä ja 3 kuukautta loppuseurantaa 1,5 vuoden palvelussa verottaa liikaa toteutukseen jäävää aikaa). Alle 2 vuoden hankinnat eivät tästä syystä ole paras tapa saada vaikuttavia palveluita. Pitkän hankinnan riskiä voidaan minimoida esimerkiksi sillä, että optiokausia tulee joka tapauksessa. Laatua puolestaan saadaan valvottua esimerkiksi kuukausittaisella tulosseurannalla ja vähintään kvartaaleittain toteutettavalla ohjausryhmätyöskentelyllä.

5. Referenssejä ja kokemusta vaaditaan palveluntuottajalta kokonaisuudessaan, ei yksittäisiltä tekijöiltä. Sanon tämän suoraan: Yksittäisten valmentajien natsat harvoin kertovat kovin tarkkaan, miten tuloksellinen kyseisestä palvelusta voi tulla. Kyse on enemmän kokonaisuudesta. Palveluntuottajan riveistä tulee ilman muuta löytyä pedagogisesti päteviä, soteammattilaisia, rekryammattilaisia ja monia muitakin osaajia, ja heiltä tulee löytyä erilaisia referenssejä onnistuneesti toteutetuista palveluista ja hyvästä verkostotyöstä näissä palveluissa. Kaikkia tekijöitä ei välttämättä tarvitse kaikkia työskennellä kaikissa palveluissa, että mainitut osaamiset saadaan tietyn palvelun käyttöön.

Pitäisin siis mielessä, että tällä loistavien tiimi- ja etätyökalujen aikakaudella yksittäisten valmentajien työn taustalla voi olla melkoinen tiimi erikoistuneita ammattilaisia, ja jättäisin palveluntuottajan harkintavaltaan sen, kuka tiimistä laitetaan mihinkin palveluun tuloksekkaita valmennuksia tekemään.

Kokonaisuutta ajatellen suuri laatutekijä on myös se, että osaavat valmentajat voivat työskennellä pitkäjänteisesti samalla työnantajalla – palvelusta toiseen. Tällöin työnantajalla on myös paremmat mahdollisuudet tukea valmentajien osaamista ja sitä kautta kehittää omaa osaamispääomaansa. Tämä mahdollistuu parhaiten hankinnoissa, joissa palveluntuottajan resurssit nähdään kokonaisuutena.

6. Odotukset ja toivottavat tulokset käydään läpi palveluntuottajien ja tilaajan kesken, ja epäselviin tilanteisiin löytyy keskustelun johtajat. Nimettyjen henkilöiden sekä tilaajan että palveluntuottajan puolella tulee johtaa palvelun tavoitteisiin liittyvää keskustelua. Jos esimerkiksi tulokset eivät ole odotettuja, kuka vaatii parempaa? Jos asiakasohjaus ei lähde vauhtiin, kuka laittaa siihen vauhtia? Jos ilmenee hankintasopimukseen kirjaamattomia käytännön asioita, kuka löytää vastaukset?

Kaikki palvelun toteutuksessa mukana olevat tahot ovat yhdessä aina ensisijaisesti asiakkaan asialla, ja tämän ajatuksen ympärille on myös yhteistyön rakennuttava. Tilaajan ja palveluntuottajan vähimmäisintressien tulee kuitenkin toteutua, jotta palveluiden toteuttaminen on kaikille osapuolille aidosti mielekästä. On hyvä huomioida, että tämä vastuunjako ei välttämättä synny, ellei sitä tietoisesti luoda. Selkeä vastuunjako lisää vaikuttavuutta vapauttamalla aikaa olennaiseen.

Ja yksi käytännön bonus vielä: Suosittelemme lisäksi, että palveluihin osallistuminen on velvoittavaa viimeistään siinä vaiheessa, kun palvelutarve on todettu. Hyvätkin asiat nimittäin vaativat vaivannäköä toteutuakseen!

Jos haluat sparrata ajatuksia lisää, meiltä löytyy siihen resursseja. Ole yhteydessä!

Blogin kirjoitti Spring Housen yksilövalmennusten projektipäällikkö, jolle jokaisen asiakkaan tulevaisuus on ainutkertainen ja jokainen kohtaaminen mahdollisuus siihen, että jotain hyvää tapahtuu.

Ps. Mikäli haluat tietää, millaisilla käytännön toimilla saamme vaikuttavuutemme aikaan, voit seuraavaksi lukea vaikkapa yksilöpalveluidemme sisältöjä käsittelevän kirjoitukseni.