Henkilötietojen käsittely rekrytoinneissa
Rekrytoinnissa henkilötietojen käsittely perustuu hakijan suostumukseen. Hakijalla on oikeus poistaa hakemuksensa koska tahansa (peruuttaa suostumus).
StaffPoint-konsernin työnhakijoiden henkilötietojen käsittely on kuvattu Työnhakijarekisterin tietosuojaselosteessa: StaffPoint- konserni työnhakijat tietosuojaseloste FI EN, joka on lisäksi hyväksyttävä jätettäessä hakemusta StaffPointin rekrytointijärjestelmään.
Tiedot hakijasta saadaan lähtökohtaisesti hakijalta itseltään:
- Työnhakijan tiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta (vapaamuotoisesta tai StaffPointin laatimasta hakemuslomakkeesta), ansioluettelosta, koulu-, työ- ja/ tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/ tai työ- tai asiakassuhteen aikana antamista tiedoista sekä mahdollisesti suosittelijoiden antamista palautteista.
- Tietoja hakijasta tallennetaan myös StaffPointin toimihenkilöiden toimesta haastattelumuistiinpanoihin sekä mahdolliseen esittelyyn asiakkaalle.
- Hakemuksille on määritelty säilytysajat (12 kuukautta viimeisimmästä päivityksestä), säilytysaikoja tulee noudattaa kaikessa hakijaa koskevassa henkilötietojen käsittelyssä käsittelytavasta riippumatta
- Tietojen päivityksestä vastaa lähtökohtaisesti hakija itse, StaffPointilla on oikeus muokata hakijan tietoja ainoastaan hakijan pyynnöstä
- Hakijan tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain rekrytointijärjestelmässä, poikkeuksena videohaastattelut, henkilöarvioinnit ja esittelyt asiakkaalle
Suostumukset ja tietojen käsittely
Hakijalta pyydetään suostumus henkilötietojen käsittelyyn hakemuksen jättövaiheessa, lisäksi pyydämme hakulomakkeella erillisen suostumuksen hakijan yhteystietojen luovutukseen rekrytointitoimeksiantoon liittyvälle asiakasyritykselle. Hakijan hyväksyessä kutsun Talent Communityyn, hakija suostuu siihen, että hänen tietojaan voidaan hyödyntää muissakin rekrytointitoimeksiannoissa ja lisäksi hänelle voidaan lähettää rekrytointiviestintää.
Suorarekrytoinnit
Henkilötietoja käsitellään Rekrytointipalvelussa, jossa StaffPoint Oy rekrytoi asiakkaan toimeksiannosta työntekijöitä asiakkaan palvelukseen. Rekrytointi toteutetaan StaffPointin järjestelmillä ja prosesseilla. Näin ollen StaffPoint määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot ja toimii täten itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
Rekrytointivaiheessa käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa asiakkaalla tarjolla olevaan työtehtävään. Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan suostumukseen ja asiakkaan toimeksiantoon. StaffPoint kuitenkin luovuttaa Asiakkaalle työnhakijoiden tietoja prosessin aikana, jotta Asiakas pystyy tekemään rekrytointipäätöksen. Lisäksi Asiakas todennäköisesti käyttää hakijan tietoja omien prosessiensa mukaisesti, näin ollen myös Asiakas on rekisterinpitäjä työnhakijan henkilötiedoille.
Jos käytämme suorarekrytointia koskevassa ilmoituksessamme asiakkaan nimeä, lisätään ilmoitukseen linkki asiakkaan tietosuojaselosteeseen tai tietosuojaperiaatteisiin, josta työnhakija pääsee tutustumaan, miten hakijan henkilötietoja käsitellään asiakasyrityksessä.
Suorahaku – StaffPoint Executive liiketoiminnassa ja Henrico Digitalissa
StaffPoint Oy:n Executive-liiketoiminta ja Henrico Digitalin toiminta perustuu sopivien ehdokkaiden etsimiseen markkinalta ja heidän esittelyynsä toimeksiantajille eli tahoille, joilla on avoin työtehtävä täytettävänä ja halu tarjota työsuhdetta tai toimitusjohtajuutta tehtävässä menestymisen kriteerit täyttäville henkilöille.
StaffPoint-konserni on alan suurimpia yhtiöitä ja käsittelee merkittäviä määriä henkilötietoja suorahakupalveluprosessin yhteydessä. Tunnettuna yrityksenä StaffPoint ja Henrico Digital on jatkuvien yhteydenottojen kohteena myös ehdokkaiden taholta. StaffPoint-konsernin suorahauissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jotta ehdokkaiden intressi tulla huomioiduksi suorahakuprosesseissa toteutuu, käytäntömme on ilmoittaa siitä, että julkisesti saatavilla olleet tai heidän itsensä toimittamat tiedot on tallennettu tätä tarkoitusta varten (ilmoittamismenettely). Menettely huomioi myös sen mahdollisuuden, että henkilö voi kieltää tietojen käytön tai käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi.
Tarkemman kuvauksen henkilötietojen käsittelystä suorahauissa löydät StaffPoint Oy Executive Ehdokasrekisteri Tietosuojaseloste FI EN ja Henricon tietosuojaselosteesta Henrico Digital Ehdokasrekisteri Tietosuojaseloste FI EN.